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Mejorando el diseño de la tabla

Es conveniente documentar el diseño; aunque crea que es una pérdida de tiempo, no lo es en absoluto: es una inversión. Cuando retome esta base de datos para hacerle algún retoque dentro de algún tiempo, las descripciones incorporadas a los campos le ayudarán a ello. Además, es posible que la base de datos sea compartida con otras personas y a ellas seguro que le será de gran ayuda saber, por ejemplo, que para identificar el sexo se debe usar Hombre o Mujer (y no Macho o Hembra, que hay cada bestia suelta por ahí...)

Nuestra primera tabla quedaría, por tanto, así en su vista diseño:

Una vez definamos los nombres, tipos y descripciones de los campos (o a la misma vez que lo vamos haciendo), podemos personalizar algunas de las propiedades de los campos: estableciendo el tamaño, formato, asignándoles un valor predeterminado, etc.

Para ello, dispone en la parte inferior de la pestaña General:

Le recordamos las propiedades más importantes:

Las propiedades básicas de los campos

  • Tamaño del campo: sólo es accesible en campos de texto (entre 1 y 255 caracteres) y en los numéricos (al escoger el subtipo: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble, Id de réplica o Decimal). Le recomendamos entero largo para números enteros y doble para decimales. Y no se quede corto en el tamaño de los campos de texto.
  • Formato del campo: esta propiedad influirá en cómo se visualiza o imprime el contenido de los campos.
  • Máscara de entrada: esta es una de las propiedades más relevantes gracias a la cual podemos establecer cómo se introducirán los datos en el campo, pudiéndose establecer, de esta manera, un control para que el usuario minimice los errores en el tecleo de información. Así, por ejemplo, podemos impedir que se tecleen letras en el campo Teléfono u obligar a que el último carácter del campo NIF sea una letra. En la documentación del tema tiene disponible una descripción más amplia de esta propiedad
  • Título: esta propiedad puede establecerse en cualquier tipo de campo y su función es asignar un nombre alternativo al campo, que será el utilizado al crear formularios e informes.
  • Valor predeterminado: esta propiedad es útil al introducir datos, ya que, como indica su propio nombre, fijará un valor para el campo (sea un valor constante o el que se derive de una expresión), que será el que, por defecto, se introduzca al crear nuevos registros
  • Regla de validación: al igual que la propiedad máscara de entrada, esta propiedad facilita la entrada de datos, siendo su objetivo limitar los valores a introducir a aquéllos que cumplan las condiciones definidas en la regla de validación que se establezca para el campo, por lo que se minimizan los posibles errores. Por ejemplo, podemos indicar en un campo Precio que el valor no podrá ser inferior a cero. Cuando una regla de validación se incumple, un mensaje estándar nos lo notifica en pantalla, siendo imposible introducir un dato que incumpla la regla establecida. Si queremos, podemos introducir el texto que queremos que aparezca en la pantalla en la propiedad Texto de validación.
  • Indexado: asociar un índice al campo para mejorar su manejo por el SGBD. Se pueden escoger tres valores para esta propiedad: No, Sí (con duplicados) o Sí (sin duplicados); ésta última opción impedirá que se asigne el mismo valor a más de un registro y es el valor apropiado para el campo clave de la tabla.


PRACTICA Descripción: Monitor_saltarin Establezca las propiedades que considere adecuadas en la tabla Peluqueros


Recordemos que hemos optado por definir el campo Sexo de tipo texto y queremos que sólo admita dos posibles valores: Hombre o Mujer. Si deseamos que un campo solo admita un número discreto de posibles valores (sean dos, como en nuestro ejemplo, o más de este número), tenemos dos opciones:

  1. Crear una regla de validación:

PRACTICA Descripción: Monitor_saltarin Use el Asistente para búsquedas en el campo Sexo y establezca estos dos posibles valores: Hombre y Mujer.


  1. Hacer uso del asistente para búsquedas en su modalidad de lista. Optamos por esta segunda posibilidad.

Los pasos para ello son los siguientes:

Paso 1: En Vista diseño, seleccione como tipo de dato en el campo Sexo la opción Asistente para búsquedas:

Paso 2: En la primera ventana del asistente, escoja la opción Escribiré los valores que desee:

Paso 3: Es el momento de escribir los posibles valores para el campo:

Paso 4: Asigne un nombre a esta búsqueda (que jamás volverá a usar salvo que sea un experto programador de Access; el que propone la aplicación es perfecto) y marque, en nuestro caso, la opción de limitar los valores a la lista. ¡Se acabó!

Observe ahora la etiqueta Búsqueda (al lado de Propiedades): se han completado los valores (el asistente se ha encargado de ello):

Veamos los efectos(a todos nos gusta ver el fruto de nuestro trabajo): cambie a Vista hoja de datos (guarde los cambios realizados si le pregunta la aplicación) y active el campo Sexo:

Por último, vamos a definir la clave principal de esta tabla: qué mejor que el campo Cod-Cliente. Basta con que en vista diseño seleccione el mencionado campo y pulse en el icono de clave principal. Es posible que ya estuviera así definido si cambió el nombre del campo que Access propone por defecto al crear una nueva tabla (Id) por Cod_Peluquero.


Ya hemos terminado de crear nuestra primera tabla. A continuación, podríamos hacer un trabajo similar con el resto de tablas del diseño (es lo más habitual). Pero una vez ha aprehendido la creación de una tabla, el trabajo sería el mismo para las demás. Por ello, nosotros vamos a enseñarle a crear tablas mediante otros sistemas diferentes.

Puede descargarse el fichero de Merkamueble con el trabajo realizado hasta aquí.

Versión Access 2010: Descargar fichero

Versiones Access 2003-07: Descargar fichero