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Creación de la primera tabla

Le aparecerá una primera tabla, preparada para meter en ella datos: es el modo de creación de tabla tecleando datos directamente:

Debemos comenzar a crear las tablas y existe un orden lógico, procedente del diseño, que debe respetarse. Es pura cuestión de lógica: debemos comenzar por la tabla o tablas que no dependan de otras.

En el caso que nos ocupa, las tablas independientes son Peluqueros y Servicios; observe que ninguno de sus campos dependen de campos de otras tablas.

En segundo término, podemos crear la tabla Clientes, que sólo depende de la tabla Peluqueros (observe que en la tabla Clientes, para dar valor al campo Cod_Peluquero_Favorito es preciso tener creado antes los registros de la tabla Peluqueros).

En tercer lugar, podemos crear la tabla Visitas, ya que ésta depende de la tabla Clientes. Y, en último y cuarto lugar, la tabla Servicios presetados, que depende de las tablas Visitas y Servicios. En resumen:

Orden de creación Tablas
1º PELUQUEROS / SERVICOS
2º CLIENTES
3º VISITAS
4º SERVICIOS_PRESTADOS


Aunque se puede crear la tabla en vista hoja de datos, creándose los campos en la medida en que tecleamos datos, no nos quedará más remedio que, posteriormente, is a vista diseño para retocar lo que Access ha hecho. Por ello, pensamos que es más cómodo empezar directamente por la vista diseño, creando la estructura lógica de la tabla y sus campos y, posteriormente, teclear datos.

Para cambiar a vista diseño hay dos caminos:

Pulsando en el icono Ver situado arriba a la izquierda

Pulsando en el icono Vista diseño situado abajo a la derecha


Al cambiar a Vista diseño, se le preguntará por un nombre para la nueva tabla. Comencemos por la tabla Peluqueros.

Y en la siguiente ventana comienza el trabajo de creación de la tabla: debemos crear los campos que contendrá.

Observe el diseño decidido para la tabla Clientes en los aparatados anteriores:

En la tabla aparecen los nombres de los campos. Por favor, respete estrictamente los nombres propuestos, para evitar futuros problemas que ahora no viene a cuento explicar. A pesar de que ya le damos los nombres de los campos, no está mal que recuerde lo siguiente:

Los nombres en los campos

Debemos asignar un nombre al campo. Cada campo en cada tabla se identifica mediante un nombre, que será usado también a la hora de gestionar la información (por ejemplo, en las consultas).

Aconsejamos que el nombre sea lo más corto posible (podrán tener hasta 64 caracteres), pero siempre que sea significativo, de forma que sea fácil de recordar para su uso posterior. Por ejemplo, podemos usar el nombre Precio de venta para identificar el precio al que vendemos nuestros productos o PVP. Éste último es significativamente mejor.

Las limitaciones no son muchas: podrán formarse con cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`), corchetes ([ ]) ni caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No podrán empezar comenzar por un espacio en blanco.

Los nombres de los campos no pueden coincidir en la misma tabla, pero sí en tablas diferentes.

Por último, algunos usuarios de Access recomiendan no usar tildes o la letra ñ en los nombres de los campos. Desde otro punto de vista, esto sólo estaría justificado si la base de datos va a ser usado en equipos que no tengan acceso al idioma español. No obstante, siendo conscientes del uso incorrecto que de nuestro idioma estamos haciendo, quizás sea más sencillo a la hora de gestionar la información no emplear tildes. Nosotros no le quitaremos puntos por ello.



Debe, por tanto, asignar los nombres a los campos (olvídese, por un minuto, de los tipos de datos):

El siguiente paso es decidir el tipo del campo. La selección es fácil e intuitiva si se conocen qué se esconde tras la denominación de cada tipo. Se lo recordamos:

Los tipos de campos

  • Texto: Puede contener hasta 255 caracteres alfanuméricos (letras, números y símbolos).
  • Memo: Necesario cuando se requiere almacenar gran cantidad de información alfanumérica, ya que su capacidad máxima es de 65.536 caracteres (¡257 veces más capacidad que un campo tipo texto!)
  • Numérico: Es el tipo de campo apropiado cuando se requieren almacenar números que podrán ser objetos de posteriores operaciones matemáticas (salvo si nos referimos a dinero, para el que hay un tipo de campo específico). Nosotros recomendamos seleccionar entero largo si estamos seguros de que ese campo sólo contendrá números enteros, o doble, en caso de que pueda almacenar números con decimales.
  • Fecha/Hora: Este es el tipo de campo si se desean almacenar fechas u horas, siendo imprescindible su elección si se desea hacer cálculos con el tiempo (en minutos, segundos, horas, días, meses o años).
  • Moneda: Como su nombre indica, éste es nuestro campo para almacenar valores que representen dinero, ya que evita el redondeo en los cálculos y permite añadir etiquetas de moneda (€, $, etc.).
  • Autonumeración: Es también un campo numérico especial, ya que genera automáticamente valores, que podrán ser secuenciales (incrementales de una unidad) o aleatorios, pero que tienen la característica de que cuando Access los genera se asegura de que no se podrán repetir en la misma tabla. Su máxima utilidad es para dar valor de manera automática a campos que hagan la función de clave principal de la tabla.
  • Si/No: Campo específico para almacenar información de carácter lógico que sólo pueden adoptar dos posibles valores: Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado, ... Realmente es un campo numérico de carácter especial que almacena el valor -1 para la respuesta afirmativa y el valor 0 para la negativa.
  • Objeto OLE: Lo que realmente contiene este tipo de campo es una referencia a un fichero independiente que es quien contiene la información, de forma que podamos acceder a su contenido (e incluso modificarlo) desde la propia base de datos. Podremos establecer vínculos OLE a ficheros de sonido, de video, de imágenes, de texto, de hoja de cálculo, etc.
  • Hipervínculo: Este tipo de campo está ideado para recoger direcciones de páginas de la World Wide Web o direcciones de correo electrónico.
  • Datos adjuntos: La misma función que Objeto.
  • Calculado: Esta sí es una novedad importante respecto a versiones anteriores de Access: podemos definir un campo como una expresión dependiente de otros campos de la misma tabla.
  • Asistente para Búsquedas: Realmente, el asistente para búsquedas no es un tipo de campo, sino una utilidad para facilitar la entrada de datos en los campos de algunos de los tipos de campo analizados anteriormente.


Piense en el tipo de cada campo:

Campo Tipo
Cod-Peluquero
Nombre
Apellidos
Fecha Contrato
Sexo